Lean Portfolio Management verspricht enorme Effizienzgewinne bei der Strategieumsetzung. Aber wie fangen Sie überhaupt an? Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung des „Starten Sie schnell“-Prinzips.
Erfassen Sie Ihre Kapazitäten
Der erste Schritt ist, einen Überblick über alle verfügbaren Kapazitäten für Projektarbeit zu erhalten.
Ermitteln Sie, wieviel Personentage bzw. Vollzeitäquivalente – am besten aufgegliedert nach den benötigten Skills – in Ihren Teams und Abteilungen für Projektarbeit eingeplant sind. Tools wie die Kapazitätsplanung in modernen Portfoliomanagementsystemen können Ihnen dabei helfen.
Definieren Sie Projekt-Eckdaten
Als Nächstes erfassen Sie die wesentlichen Eckdaten für jedes laufende und geplante Projekt:
- Projektziele und erwarteter Nutzen/Umsatz
- Geplante Meilensteine und Fertigstellungstermine
- Erforderliche Personalressourcen auf Monatsebene nach Skills
Visualisieren Sie Ihr Projektportfolio
Übertragen Sie nun die Kapazitäts- und Projekt-Eckdaten in ein geeignetes Tool – am besten eine cloudbasierte Lean PPM-Lösung. So erhalten Sie auf einen Blick Transparenz über:
- Gesamtauslastung und Engpässe im Projektportfolio
- Projektfortschritt und Ampelstatus der einzelnen Vorhaben
- Budgetlage und erwartete Profitabilität
Beginnen Sie mit kontinuierlicher Verbesserung
Das Beste: Sie müssen nicht auf perfekte Datenqualität warten, um loszulegen. Der Schlüssel liegt im regelmäßigen Soll/Ist-Vergleich. Halten Sie also turnusmäßig Statusmeetings ab, z.B. alle zwei oder vier Wochen. Besprechen Sie Abweichungen, leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und passen Sie die Planung sukzessive an.
Organisieren Sie sofort die Entlastung überlasteter Ressourcen. Stellen Sie Projektteams und -verantwortliche von unnötigem Detail-Reporting frei. So arbeiten alle fokussiert an der tatsächlichen Fertigstellung – der Schlüssel zur erfolgreichen Strategieumsetzung.
Machen Sie jetzt den ersten Schritt und starten Sie mit Lean Portfolio Management! Das Execution Excellence Manifest erklärt alle Details.
