#1: Konzentrieren Sie sich auf Weniges.
Wenden Sie dieses Prinzip sowohl auf Portfolio-Ebene als auch auf Projekt-Ebene an.
Auf der Portfolio-Ebene:
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten und wertvollsten Projekte. Vermeiden Sie unter allen Umständen eine „geplante Überlastung“. Das vergrößert die Lücke zwischen Plan und Umsetzung.
Auf der Projekt-Ebene:
Planen und monitoren Sie wenige Datenpunkte (=Eckdaten), darunter:
- erwarteter Nutzen bzw. Umsatz,
- wichtige Termine und Lieferumfänge,
- benötigte Kosten, Ressourcen und Skill-Bedarfe auf Monatsebene.
#2: Steuern Sie Projekte und Portfolio über Kennzahlen. Von Anfang an.
Steuern Sie Ihr Projekt-Portfolio von Anfang an über einfache Kennzahlen aus den Eckdaten der Projekte. Überprüfen Sie regelmäßig
- Drohende Termin-, Kosten- und Umsatz / Nutzen-Abweichungen in Projekten
- Drohende Ressourcen und Skill-Engpässe im Portfolio
- Abweichung in erwartetem Profit-/Loss im Portfolio
Lassen Sie sich diese Kennzahlen nach Möglichkeit automatisiert berechnen. Wichtig ist, dass Sie von Anfang an über Kennzahlen steuern.
Denn verbessern lässt sich nur, was man auch messen kann!
#3: Starten Sie schnell. Verbessern Sie kontinuierlich.
Mit schnell starten meinen wir: Beginnen Sie innerhalb von maximal 2-4 Wochen damit, die Gesamt-Übersicht aufzubauen.
- Erstellen Sie eine Liste der für die Projektarbeit zur Verfügung stehenden Kapazitäten der Mitarbeitenden.
Fragen Sie Ihre Abteilungsleitungen, wer in der Abteilung wie viele Stunden Projektarbeit pro Monat leisten kann. Über welche Fähigkeiten verfügen diese Personen? - Erstellen Sie eine Liste aller laufenden Projekte.
Bitten Sie alle Projektleitungen, die Eckdaten ihres Projekts bzw. ihrer Projekte zu beschreiben: Beginn und Ende, erforderlicher Ressourcen- und Skill-Bedarf in Stunden pro Monat, wichtigste Meilensteine und Ergebnisse, erwarteter Nutzen und Ertrag. Normalerweise können Ihre Projektleitungen dies innerhalb von ca. 30 Minuten pro Projekt tun. - Erfassen Sie die verfügbare Gesamtkapazität und die Projekt-Eckdaten in einem geeigneten Tool.
Mit kontinuierlich verbessern meinen wir die regelmäßige Durchführung dieser zwei Schritte:
- Überprüfen Sie Ihre Kennzahlen (siehe Prinzip #2): Lassen Sie sich regelmäßig, z.B. alle vier Wochen und möglichst automatisiert, Soll-Ist-Vergleichs-Kennzahlen zu den Projekten und dem Portfolio ausgeben.
- Leiten Sie daraus schnell wirkende Maßnahmen ab und überprüfen Sie die Kennzahlen wieder im nächsten Review-Zyklus, z.B. nach vier Wochen.
Tun Sie das unbedingt auch dann, wenn Sie noch viele Unzulänglichkeiten in der aktuellen Planung und Setup der Projekte vermuten! Warten Sie nicht darauf, bis ihr Unternehmen bzw. Ihr Bereich für Lean Portfolio Management „gut vorbereitet” ist. Das ist nicht effizient. Sie verlieren damit nur unnötig viel Zeit.
Fangen Sie jetzt an, auch wenn Sie befürchten, dass die aktuelle Portfolio-Planung nicht perfekt ist. Denn genau dann profitieren Sie am meisten.
#4: Visualisieren Sie Projekte und Portfolio, um ein gemeinsames Verständnis für alle sicherzustellen.
Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten, vom Steuerkreis-Mitglied über Projektleitungen bis zu allen Projektmitarbeitenden, ein gemeinsames Bild von den Eckdaten haben.
Geben Sie allen Mitarbeitenden eine Übersicht über das Gesamtportfolio und ein gemeinsames Verständnis über die Eckdaten der Projekte und ihre aktuellen Kennzahlen. Schränken Sie View-Rechte nur ein, wenn es unbedingt erforderlich ist.
Senken Sie die Zugangsbarrieren auf ein Minimum – am besten sollten alle über einen einfachen Browser auf die Daten zugreifen können.
Visualisierung der Eckdaten und Kennzahen schafft Klarheit über die gemeinsamen Ziele, den aktuellen Projekt-Status und unterstützt schnelle, dezentrale Entscheidungen in funktions- und bereichsübergreifenden Teams.
#5: Praktizieren Sie Vertrauen und Commitment.
Vertrauen Sie der Projektleitung und dem Team, dass sie die – siehe oben – initial abgestimmten Eckdaten einhalten werden.
Vermeiden Sie unbedingt kleinteilige Vorgaben und Micro-Controlling:
Es ergibt in der heutigen Zeit keinen Sinn mehr, die Reihenfolge und Abarbeitung von Detail-Tasks zu überwachen. Es ist unser Erfahrung nach sogar kontraproduktiv.
Denn Sie haben ihre Projektleitung und ihr Team genau dafür, gut und kreativ auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren – auch wenn nun die Reihenfolge oder Anzahl von Detail-Tasks geändert wird.
Solange die wesentlichen Eckdaten nicht in Gefahr kommen, besteht überhaupt keine Veranlassung, um Rücksprache zu bitten oder gar um Erlaubnis zu fragen. Das spart auf Team- und Management-Ebene ungeheuer viel Zeit.
Alle Projektleitungen können und sollten aus den Eckdaten ihren individuellen Detailplan ableiten. Das liegt in der Verantwortung der Projektleitung und des Teams. Geben Sie ihren Mitarbeitenden Hilfestellung, aber auch die größtmögliche Freiheit darin, diesen Detailplan mit einem geeigneten Tool zu erarbeiten.
Lassen Sie sich umgekehrt regelmäßig das explizite Commitment der Projektleitung geben, dass die erwarteten Eckdaten eingehalten werden.
Bieten Sie Management-Unterstützung an, wenn dieses Commitment von der Projektleitung nicht mehr mit gutem Gewissen gegeben werden kann.
Verhindern Sie eine Kultur, in der ein „Melonen-Reporting“ (außen grün, innen rot) entstehen kann, weil Projektleitungen Gesichtsverlust oder Sanktionen fürchten, wenn sie von Schwierigkeiten berichten.
#6: Nutzen Sie moderne IT-Technologien wie Cloud und KI.
Nutzen Sie moderne IT-Technologie wie die Cloud und Künstliche Intelligenz und die damit verbundenen Geschwindigkeitsvorteile und Einsparungspotenziale.
Solche Lösungen helfen dabei, Prozesse zu beschleunigen und Aufwände im Projektportfolio-Management dramatisch zu reduzieren.
Beispiele sind komplexe und zeitaufwändige Aufgaben wie regelmäßiges Reporting, überlastungsfreie Team-Allokation in großen Multiprojekt-Situationen bis hin zu Vorschlägen zur optimalen, überlastungsfreien Einsteuerung von Projekten.
Wenn Sie ein KI-unterstütztes System verwenden: Achten Sie darauf, dass Entscheidungen auf erklärbare und nachvollziehbare Art und Weise getroffen werden.
Seien Sie vorsichtig bei monopolistischen Abhängigkeiten und bei der Suche nach dem „All-in-One-System“. Das führt leicht zu millionenschweren und Jahre dauernden IT-Projekten.
Wir empfehlen, zwischen Detailplanungs-Werkzeugen und High-Level-Portfolio-Management-Werkzeugen zu trennen.
Sie brauchen ein High-Level-Portfolio-Management-System für alle Projekte und Vorhaben, die sie mit Ihrer aktuellen Organisation durchführen wollen.
Je nach Anforderung aus Ihren Bereichen oder von Ihren Kunden sollten Sie geeignete Projektplanungs-Werkzeuge für die Detailplanung bereitstellen, wie z.B. Open Project, MS Project, Jira, etc.
Orientieren Sie sich an den tatsächlichen Bedarfen des jeweiligen Bereichs. Selbst Excel kann bereits für manche Bereiche ein ausreichendes Detail-Planungswerkzeug sein.
