Projekte später starten, damit sie fertig werden?
Zugegeben, das hört sich paradox an.
In Multiprojekt-Umgebungen ist das jedoch der wichtigste Schlüssel zu Effizienz und Produktivität.
In Organisationen, die viele Projekte und Vorhaben gleichzeitig managen, weiß man oft aus Erfahrung, dass Mitarbeiter ohnehin nicht wie gewünscht zur Verfügung stehen. Deshalb werden neue Projekte so schnell wie möglich gestartet, um einen Sicherheitspuffer für den Endtermin zu haben.
Dieser Ansatz führt dazu, dass es sehr viele gleichzeitig laufende Projekte gibt. Und ständig kommen neue Projekte dazu.
Unserer Meinung nach ist das Phänomen „Zu viele Projekte gleichzeitig“ die Haupt-Ursache für Ineffizienz und die häufigen Projekt-Zielverfehlungen.
Besser und detaillierter planen hilft nicht: Denn selbst wenn Projekte nach allen Regeln der Kunst sehr sorgfältig geplant sind: Es wird im Projekt nichts, einfach gar nichts vorangehen, wenn sich niemand darum kümmert.
Selbst wenn an den Projekten tatsächlich auch gearbeitet wird: Wenn die Projekt-Mitarbeiter ständig zwischen vielen Projekten hin- und her wechseln müssen, dann geht sehr viel Zeit für die damit verbundenen „geistigen Umrüstzeiten“ verloren. Viele kennen das aus eigener Erfahrung: Es geht nichts voran, wenn man nicht bei der Sache bleiben kann.
Studien und Fallbeispiele zeigen, dass dabei 50% und mehr an Produktivität verloren geht!
Was sind die Konsequenzen?
Überspitzt ausgedrückt ist das für ein Unternehmen so, als ob Mitarbeiter für einen Halbtages-Job volle Bezahlung erhalten.
Für die Projekte bedeutet das: Sie dauern viel, viel länger als nötig.
Für etliche Ihrer Mitarbeiter bedeutet das viele Überstunden, permanente Überlastung und Stress bis zum Burn-Out.
Der Kampf der Projektleiter um Mitarbeiter führt zu Eskalationen bis hinauf ins Top-Management. Das kostet viel Zeit, die dann für wichtigere Dinge fehlt.
So verliert jeder: Unternehmen, Management, Projektleiter, Mitarbeiter und Kunde.
Eigentlich will das niemand. Warum ist das dann aber häufig so?
Das liegt daran, dass es keine Übersicht darüber gibt
- welche Projekte bereits gestartet sind,
- ob die gestarteten Projekte mit genügend Kapazität ausgestattet sind,
- wer konkret daran arbeitet.
Und so beseitigen Sie das Haupt-Problem:
- Verschaffen Sie sich eine Übersicht, welche Projekte gestartet sind.
- Überprüfen Sie, ob diese Projekte mit genügend Kapazität ausgestattet sind.
- Wenn nein: Pausieren Sie weniger wichtige Projekte.
- Starten Sie ein pausiertes Projekt oder ein neues Projekt immer erst dann, wenn ein Team mit ausreichend Kapazität bereitsteht, um das Projekt konsequent und schnell durchzuführen.
Sie werden bereits nach kurzer Zeit einen ganz erstaunlichen Effekt bemerken:
Ihre Projekte werden schneller. Dadurch schaffen Sie viel mehr Projekte mit der gleichen Mannschaft.
Wenn Sie also Projekte rechtzeitig fertigstellen wollen, dann starten Sie sie später!
