Dieser Beitrag ist angeregt durch einen LinkedIn-Post von Moritz Hornung, in dem er dafür plädiert, dass bei Veränderungen in Organisationen nicht immer noch mehr gemacht wird, sondern dass vielmehr Dinge reduziert, oder besser noch, ganz weggelassen werden.
Man sollte also nicht nur fragen: „Was sollte getan werden, um Dinge zu verbessern?“, sondern ganz explizit auch die Frage stellen: „Was sollte weggelassen oder reduziert werden, um Dinge zu verbessern?“
Moritz hat in seinem Post einen wichtigen Punkt getroffen. Er ist sehr lesenswert, und ich möchte seine Gedanken aufgreifen, um aus meiner Erfahrung konkrete Vorschläge zu machen, wie durch gezieltes Weglassen oder Reduzieren von Aktivitäten der Aufwand im Multiprojekt- und Portfoliomanagement reduziert werden kann und der Nutzen dabei gleichzeitig gesteigert werden kann.
Stellen Sie sich vor, welche Akzeptanz Sie in der Organisation für Ihren vorgeschlagenen Change bekommen, wenn Aufgaben wegfallen oder wesentlich leichter werden.
Vorschläge, was weggelassen oder reduziert werden sollte:
1. Hören Sie auf, alles gleichzeitig machen zu wollen.
Schaffen Sie Transparenz und managen Sie den „Work-in-Progress“. Wenn Sie Ihre Mitarbeiterkapazität hauchdünn auf viele Projekte und Vorhaben verteilen, geht viel Produktivität verloren. Es geht dabei nicht darum, Projekte dauerhaft zu stoppen, sondern sie erst dann zu starten, wenn sich ein Team wirklich darum kümmern kann. So können Projekte wesentlich schneller durchgeführt werden.
2. Hören Sie auf, im Top-Management detaillierte Pläne und Tasks zu überwachen.
Fokussieren Sie sich auf die Vorgabe und Kontrolle der Projekt-Leitplanken. Geben Sie Ihrem Projektteam die Freiheit, die Planungsdetails eigenverantwortlich festzulegen. Zwingen Sie Ihre Projektleitungen nicht, alles im Detail zu planen, zu aktualisieren und vor Ihnen zu rechtfertigen. Verlangen Sie nur dann rechtzeitige Rücksprache, wenn die Projekt-Leitplanken in Gefahr geraten.
3. Hören Sie auf, von Ihren Projektleitern manuell erstellte Reports zu verlangen.
Stellen Sie eine Software bereit, die die regelmäßig benötigten Reports automatisch erstellt und aktualisiert. So sparen Sie und Ihr Team wertvolle Zeit.
4. Hören Sie auf, alle Projektleitungen zu Projektmanagement-Experten auszubilden.
Nicht jeder Projektleiter muss ein mit allen Wassern gewaschener Projektmanagement-Experte sein. Das hilft eher der Beratungsindustrie als Ihrem Kerngeschäft.
Es ist nicht so wichtig, alle Feinheiten all der unterschiedlichen Modelle und Frameworks zu kennen und Zertifikate zu AGILE, Lean, SAFe, Scrum, usw. zu besitzen. Ein Grundverständnis zu Projektmanagement und ein Bewusstsein zur Bedeutung und Verantwortung für Budget, Termine und Lieferumfänge sollte natürlich vorhanden sein. Aber Team-Building, Kommunikation, Führung und das Verständnis des Kerngeschäfts Ihres Unternehmens ist viel wichtiger.
5. Vereinfachen Sie den Request/Approval-Prozess für Mitarbeiterkapazitäten.
Ein komplizierter Request-/Approval-Prozess zwingt Projektleitungen in Warteschleifen und Ressourcenverantwortliche in unnötige Arbeit. Nutzen Sie KI-unterstützte Software, die weiß, wer an welchen Projekten arbeitet und welche Kapazitäten noch verfügbar sind. Geben Sie den Ressourcenverantwortlichen die Möglichkeit, notfalls ein Veto einzulegen.
6. Schaffen Sie das „Need-to-Know“-Prinzip ab.
Dieses Prinzip kostet viel Aufwand und Zeit und mindert das Potenzial für Eigeninitiative. Geben Sie allen Projektbeteiligten einen einfachen, visuellen Zugang zu den wesentlichen Projekt-Leitplanken. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle ein gemeinsames Verständnis von Projektzielen und dem aktuellen Projektstatus haben.
Nicht jeder Vorschlag passt zu jedem Unternehmen, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken. Was meinen Sie dazu? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung.
