Führungskräfte und Projektmitarbeitende haben oft einen ganz unterschiedlichen Blick auf den aktuellen Stand der Projektlandschaft. Als Einzelperson, mit nur der eigenen Perspektive, verliert man leicht den Bezug zum großen Ganzen. Dann kommt es zu Ineffizienz, Missverständnissen und Zielkonflikten.
Die einfache Gegenmaßnahme: Sorgen Sie für Transparenz nach dem Prinzip „Visualisieren Sie das Portfolio für alle“!
Das bewirkt Visualisierung
Menschen sind visuelle Wesen. Mit Hilfe visueller Darstellungen können wir komplexe Informationen auf einen Blick erfassen. Für Projektportfolios eignen sich intuitive Ansichten wie:
- Projekt-Übersichten: Termine, Budgets, Phasen und Risiken
- Portfolio-Heatmaps: Ressourcenauslastung und Kapazitäten
- Fortschrittsansichten: Projekte und Ampelstatus auf einen Blick
- Finanzberichte: Kosten, Wertbeiträge und Erträge des Gesamtportfolios.
Solche Visualisierungen schaffen Klarheit und ein gemeinsames Verständnis bei allen Beteiligten.
Der Schlüssel zur gemeinsamen Ausrichtung
Oft wird das Visualisierungs-Prinzip nicht ausreichend angewendet. Hemmnisse, die wir oft beobachten, sind:
- Zugangsbarrieren: Nur wenige Personen haben Zugriff auf Portfolio-Informationen.
- Medienbrüche: Unterschiedliche, nicht verknüpfte Tools für Berichts- oder Visualisierungszwecke (Insellösungen).
- Manuelle Aufwände: Hoher Zeitaufwand für das Zusammenstellen und Aufbereiten der Daten.
Hier sollten Sie ansetzen: Nutzen Sie moderne, cloudbasierte Lösungen für Ihr Projektportfolio-Management. So haben alle Stakeholder von überall Zugriff auf zentrale, stets aktuelle Sichten. Integrieren Sie Report- und Visualisierungsansichten nahtlos in bestehende Plattformen. Automatisieren Sie das Reporting so weit, wie es Ihnen möglich ist.
Und am wichtigsten: Beseitigen Sie die Zugangsbarrieren! Je einfacher und niedrigschwelliger der Zugriff auf Projektportfolio-Daten, desto besser können Sie allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis verschaffen und zusammen die Strategieumsetzung vorantreiben.
Das Execution Excellence Manifest zeigt weitere praxiserprobte Prinzipien für erfolgreiches Projektportfolio-Management.
