#1: Konzentrieren Sie sich auf Weniges.
Wenden Sie dieses Prinzip sowohl auf Portfolio-Ebene als auch auf Projekt-Ebene an.
Auf der Portfolio-Ebene:
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten und wertvollsten Projekte. Vermeiden Sie unter allen Umständen eine „geplante Überlastung“. Das vergrößert die Lücke zwischen Plan und Umsetzung.
Auf der Projekt-Ebene:
Planen und monitoren Sie wenige Datenpunkte (=Eckdaten), darunter:
- erwarteter Nutzen bzw. Umsatz,
- wichtige Termine und Lieferumfänge,
- benötigte Kosten, Ressourcen und Skill-Bedarfe auf Monatsebene.
#2: Steuern Sie Projekte und Portfolio über einfache Kennzahlen. Von Anfang an.
Bauen Sie keine zu komplexen Kennzahlensysteme auf. Beschränken Sie sich auf ganz einfache, standardisierte Kennzahlen, die automatisiert für das Gesamtprojekt erhoben werden.
Und ganz wichtig: Betrachten Sie nicht nur retrospektiv den Teil, der in der Vergangenheit liegt. Sondern auch zukunftsgerichtet, im Hinblick auf die Zielerreichung.
Fordern Sie dazu regelmäßig die ehrliche Abschätzung der Projektleitung ein. Und vertrauen Sie ihr.
Nutzen Sie eine Software, die daraus automatisch die prognostizierten Abweichungen ermittelt:
- beim Projekt-Endtermin und maximal einer Handvoll wichtiger Hauptmeilensteine,
- beim Ressourcenbedarf,
- beim erwarteten Umsatz bzw. Nutzen.
Nutzen Sie diese Metriken von Anfang an.
Geben Sie allen, vor allem auch dem Projektteam, Zugang zu diesen Metriken. Sie werden überrascht sein, welche Projekt-Selbstheilungskräfte das im Team auslöst.
#3: Starten Sie schnell. Verbessern Sie kontinuierlich.
Mit schnell starten meinen wir: Beginnen Sie innerhalb von maximal 2-4 Wochen damit, die Gesamt-Übersicht aufzubauen.
- Erstellen Sie eine Liste der für die Projektarbeit zur Verfügung stehenden Kapazitäten der Mitarbeitenden.
Fragen Sie Ihre Abteilungsleitungen, wer in der Abteilung wie viele Stunden Projektarbeit pro Monat leisten kann. Über welche Fähigkeiten verfügen diese Personen? - Erstellen Sie eine Liste aller laufenden Projekte.
Bitten Sie alle Projektleitungen, die Eckdaten ihres Projekts bzw. ihrer Projekte zu beschreiben: Beginn und Ende, erforderlicher Ressourcen- und Skill-Bedarf in Stunden pro Monat, wichtigste Meilensteine und Ergebnisse, erwarteter Nutzen und Ertrag. Normalerweise können Ihre Projektleitungen dies innerhalb von ca. 30 Minuten pro Projekt tun. - Erfassen Sie die verfügbare Gesamtkapazität und die Projekt-Eckdaten in einem geeigneten Tool.
Mit kontinuierlich verbessern meinen wir die regelmäßige Durchführung dieser zwei Schritte:
- Überprüfen Sie Ihre Kennzahlen (siehe Prinzip #2): Lassen Sie sich regelmäßig, z.B. alle vier Wochen und möglichst automatisiert, Soll-Ist-Vergleichs-Kennzahlen zu den Projekten und dem Portfolio ausgeben.
- Leiten Sie daraus schnell wirkende Maßnahmen ab und überprüfen Sie die Kennzahlen wieder im nächsten Review-Zyklus, z.B. nach vier Wochen.
Tun Sie das unbedingt auch dann, wenn Sie noch viele Unzulänglichkeiten in der aktuellen Planung und Setup der Projekte vermuten! Warten Sie nicht darauf, bis ihr Unternehmen bzw. Ihr Bereich für Lean Portfolio Management „gut vorbereitet” ist. Das ist nicht effizient. Sie verlieren damit nur unnötig viel Zeit.
Fangen Sie jetzt an, auch wenn Sie befürchten, dass die aktuelle Portfolio-Planung nicht perfekt ist. Denn genau dann profitieren Sie am meisten.
#4: Visualisieren Sie Projekte und Portfolio, um ein gemeinsames Verständnis für alle sicherzustellen.
Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten, vom Steuerkreis-Mitglied über Projektleitungen bis zu allen Projektmitarbeitenden, ein gemeinsames Bild von den Eckdaten haben.
Geben Sie allen Mitarbeitenden eine Übersicht über das Gesamtportfolio und ein gemeinsames Verständnis über die Eckdaten der Projekte und ihre aktuellen Kennzahlen. Schränken Sie View-Rechte nur ein, wenn es unbedingt erforderlich ist.
Senken Sie die Zugangsbarrieren auf ein Minimum – am besten sollten alle über einen einfachen Browser auf die Daten zugreifen können.
Visualisierung der Eckdaten und Kennzahen schafft Klarheit über die gemeinsamen Ziele, den aktuellen Projekt-Status und unterstützt schnelle, dezentrale Entscheidungen in funktions- und bereichsübergreifenden Teams.
#5: Praktizieren Sie Vertrauen und Commitment.
Vertrauen Sie der Projektleitung und dem Team, dass sie die – siehe oben – initial abgestimmten Eckdaten einhalten werden.
Vermeiden Sie unbedingt kleinteilige Vorgaben und Micro-Controlling:
Es ergibt in der heutigen Zeit keinen Sinn mehr, die Reihenfolge und Abarbeitung von Detail-Tasks zu überwachen. Es ist unser Erfahrung nach sogar kontraproduktiv.
Denn Sie haben ihre Projektleitung und ihr Team genau dafür, gut und kreativ auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren – auch wenn nun die Reihenfolge oder Anzahl von Detail-Tasks geändert wird.
Solange die wesentlichen Eckdaten nicht in Gefahr kommen, besteht überhaupt keine Veranlassung, um Rücksprache zu bitten oder gar um Erlaubnis zu fragen. Das spart auf Team- und Management-Ebene ungeheuer viel Zeit.
Alle Projektleitungen können und sollten aus den Eckdaten ihren individuellen Detailplan ableiten. Das liegt in der Verantwortung der Projektleitung und des Teams. Geben Sie ihren Mitarbeitenden Hilfestellung, aber auch die größtmögliche Freiheit darin, diesen Detailplan mit einem geeigneten Tool zu erarbeiten.
Lassen Sie sich umgekehrt regelmäßig das explizite Commitment der Projektleitung geben, dass die erwarteten Eckdaten eingehalten werden.
Bieten Sie Management-Unterstützung an, wenn dieses Commitment von der Projektleitung nicht mehr mit gutem Gewissen gegeben werden kann.
Verhindern Sie eine Kultur, in der ein „Melonen-Reporting“ (außen grün, innen rot) entstehen kann, weil Projektleitungen Gesichtsverlust oder Sanktionen fürchten, wenn sie von Schwierigkeiten berichten.
#6: Nutzen Sie Cloud-Software und KI-Unterstützung gezielt zur Umsetzung der anderen Prinzipien.
Stellen Sie eine Cloud-Lösung für die High-Level-Planung und Abschätzung der Eckdaten von Projekten und Portfolios zur Verfügung.
Geben Sie allen Beteiligten einfachen Zugang zu Übersichten und der Visualisierung von Gesamt-Portfolio, Programmen und Projekte mit ihren Kennzahlen.
Sorgen Sie dafür, dass die Kennzahlen, Prognosen und Statusberichte von Ihrer Software vollautomatisch berechnet bzw. erzeugt werden, sobald die Eckdaten aktualisiert wurden.
Nutzen Sie KI-Unterstützung, um aufwändige und zeitraubende Arbeiten zu übernehmen, wie zum Beispiel:
- Neuanlage von Projekten inklusive typischer Ressourcenbedarfe mit Hilfe von Projekt-Templates
- Vorschläge zur Zusammenstellung oder Erweiterung von Projektteams: Wer hat die benötigten Skills und auch freie Kapazität?
- Vorschläge für den optimalen Start eines Projektes: Wann können wir starten, ohne Ressourcen-Engpässe im Gesamtportfolio zu verursachen?
Vermischen Sie dabei nicht High-Level-Systeme zur Portfolio-Steuerung mit Werkzeugen für die Detailplanung. Trennen Sie sie.
- Sie brauchen einerseits ein High-Level-Portfoliomanagement-System für alle Projekte und Vorhaben, die sie durchführen wollen.
- Je nach Ihren Anforderungen sollten Sie zusätzlich geeignete Projektplanungs-Werkzeuge für die Detailplanung bereitstellen. Gehen Sie dabei pragmatisch vor. Orientieren Sie sich an den tatsächlichen Bedarfen.
